Штабное совещание по реализации капитального проекта как индикатор зрелости подрядчика

Несмотря на высокую текущую ставку рефинансирования, компании продолжают инвестировать в проекты развития. В этих условиях ключевым фактором становится выполнение проектов в срок и в рамках бюджета — это необходимо для достижения целевых экономических показателей.

В условиях высоких ставок удлинение сроков реализации проекта приводит к значительному сокращению его NPV 

Для снижения рисков срыва сроков ключевым является выбор эффективной команды для реализации проекта, будь то внутренний или внешний подрядчик.

Зачастую, выбирая команду реализации проекта, в том числе проводя конкурсные процедуры, заказчики ориентируются на следующие критерии:

• Опыт в реализации аналогичных проектов
• Наличие достаточной материально-технической базы (машины, механизмы и пр.)
• Возможность оперативно мобилизовать необходимый персонал
• Деловая репутация и положительные отзывы на рынке

Однако такой подход имеет существенный недостаток. Большинство подрядчиков – как внешних, так и внутренних – могут иметь схожие параметры: аналогичный парк техники, сопоставимый состав рабочих и ИТР (часто с одинаковой подготовкой), подтвержденный опыт. При этом ключевой фактор, который часто упускают при оценке, – уровень зрелости системы управления проектом.

Как показывает опыт компании Pieff, именно этот фактор играет ключевую роль в минимизации рисков срыва сроков при реализации капитальных проектов.

Большинство заказчиков осознают важность этого фактора, но оценка зрелости системы управления проектами подрядчика требует дополнительных временных и финансовых ресурсов, чёткой и стандартизированной методики, позволяющей объективно сравнивать разные подрядные организации между собой.

Наш опыт показывает, что временные затраты можно значительно сократить – достаточно посетить всего одну встречу потенциального подрядчика: штаб текущего строительного проекта. Такое посещение позволяет на месте оценить реальные управленческие процессы, увидеть зрелость системы управления проектом в действии и получить наиболее объективное представление о качестве работы проектного офиса.

Концепция штаба проекта и совещания по статусу проекта, отражающего ключевые процессы управления проектом

На что стоит обратить внимание при оценке штаба строительства? При анализе зрелости системы управления капитальными проектами мы рекомендуем оценивать пять ключевых аспектов, которые также применимы для проверки штаба строительства.

1. Организационная структура — кто присутствует на совещании и почему, четко ли распределены их роли и зоны ответственности, соответствует ли состав участников решаемым задачам.
2. Эффективность проведения совещания — есть ли повестка и соблюдается ли регламент, насколько участники подготовлены к обсуждению, заметна ли реальная вовлеченность и продуктивность дискуссии.  
3. Качество планирования — анализируется ли текущий прогресс (минимум – результаты за неделю), прослеживается ли связь между оперативными задачами и стратегическими целями проекта.
4. Использование инструментов управления — обсуждаются ли результаты применения инструментов управления, уделяется ли внимание текущим темпам работ, готовности к предстоящим этапам, мерам по контролю сроков, бюджета и рисков.
5. Система отчётности — позволяют ли представленные отчеты быстро оценить статус проекта, насколько данные наглядны и информативны, есть ли анализ отклонений и корректирующих действий.  

Важно отметить, что данная методология оценки одинаково применима как к внешним подрядчикам, так и к внутренним проектным командам. Описанный подход может быть использован как основа для разработки и внедрения программы повышения эффективности собственной системы управления проектами внутри компании.

Пример улучшения зрелости системы управления проектом за счет внедрения программы повышения эффективности

Наш опыт подтверждает, что повышение зрелости системы управления капитальными проектами дает два ключевых преимущества: предотвращает серьезные срывы сроков на этапе планирования и реализации, а при уже возникших существенных отклонениях значительно компенсирует отставание.

Пример реализованного проекта для клиента Pieff по повышению эффективности системы управления капитальным проектом